Νέες ψηφιακές υπηρεσίες: «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού»
Δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ η απόφαση του υπ. Επικρατείας, με την οποία καθορίζεται η δυνατότητα έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων με τη χρήση των ειδικών ηλεκτρονικών εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», που είναι προσβάσιμες μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr-ΕΨΠ).
Διαθέσιμες είναι από την Παρασκευή οι υπηρεσίες «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού». Πρόκειται για δύο νέες υπηρεσίες που επιτρέπουν στους πολίτες να βεβαιώνουν ψηφιακά την υπογραφή τους σε κάθε είδους έγγραφο ή συμφωνητικό και έρχονται να πλαισιώσουν τις εμβληματικές υπηρεσίες της ψηφιακής έκδοσης Υπεύθυνης Δήλωσης και Εξουσιοδότησης. Ολοκληρώνεται, έτσι, πλήρως η ψηφιοποίηση των υπηρεσιών που σχετίζονται με το γνήσιο της υπογραφής για το σύνολο των ιδιωτικών εγγράφων που συντάσσουν πολίτες και επιχειρήσεις.
Οι δύο νέες υπηρεσίες μαζί με την ψηφιακή έκδοση εξουσιοδότησης και υπεύθυνης δήλωσης είναι διαθέσιμες στο docs.gov.gr, το οποίο θα λειτουργεί εφεξής ως το σημείο συγκέντρωσης όλων των υπηρεσιών για τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής. Επίσης, είναι προσβάσιμες και μέσω του gov.gr, στην ενότητα «Πολίτης και καθημερινότητα». Η πλατφόρμα υλοποιήθηκε από το από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ ΑΕ – GRNET), εποπτευόμενο φορέα του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Οι νέες υπηρεσίες είναι προσβάσιμες μέσω της διαδρομής Αρχική / Πολίτης και καθημερινότητα / Ψηφιακά έγγραφα gov.gr ή απευθείας από τον σύνδεσμο: https://docs.gov.gr/
Πώς λειτουργούν οι νέες υπηρεσίες
Η λειτουργία των δύο υπηρεσιών είναι ιδιαίτερα απλή. Αρχικά, για την ταυτοποίησή του ο πολίτης ακολουθεί τα ίδια βήματα με εκείνα που απαιτούνται για τη συμπλήρωση Εξουσιοδότησης ή Υπεύθυνης Δήλωσης, δηλαδή αυθεντικοποιείται:
-είτε μέσω των κωδικών Taxisnet, εφόσον ο πολίτης έχει επιβεβαιωμένο αριθμό κινητού τηλεφώνου,
-είτε με τους κωδικούς web banking (Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank, Eurobank, Attica Bank, Παγκρήτια Τράπεζα, Τράπεζα Ηπείρου, Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας, Τράπεζα Κεντρικής Μακεδονίας, Τράπεζα Χανίων ή Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων).
Στη συνέχεια, ο πολίτης αναρτά σε μορφή pdf το έγγραφο στο οποίο θέλει να βεβαιώσει την υπογραφή του. Η διαδικασία ολοκληρώνεται μόλις συμπληρώσει τον κωδικό μιας χρήσης (OTP – One Time Password), ο οποίος αποστέλλεται στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει. Αμέσως μετά, το έγγραφο καταχωρείται στη θυρίδα του στο my.gov.gr και είναι διαθέσιμο για αποθήκευση, εκτύπωση ή αποστολή σε φορέα του Δημοσίου.
Στις περιπτώσεις που το έγγραφο υπογράφεται από περισσότερα πρόσωπα, ο πρώτος χρήστης καταχωρεί τον ΑΦΜ και το ονοματεπώνυμο των συνυπογραφόντων, οι οποίοι αποκτούν τη δυνατότητα να υπογράψουν το έγγραφο ακολουθώντας τα ίδια βήματα. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία και από τον τελευταίο συνυπογράφοντα, τότε το έγγραφο εμφανίζεται ψηφιακά βεβαιωμένο στις θυρίδες τους στο my.gov.gr.
Η ψηφιακή βεβαίωση του γνησίου υπογραφής/ών τίθεται στο τέλος κάθε εγγράφου που δημιουργείται από τις δύο νέες υπηρεσίες. Επιπλέον, στο τέλος κάθε σελίδας αναγράφονται ο μοναδικός κωδικός και ο κωδικός QR του εγγράφου, ώστε να ελέγχεται εύκολα ως προς την εγκυρότητά του. Η επαλήθευση γίνεται μέσω του docs.gov.gr/validate. Ενισχύεται με αυτό τον τρόπο η ασφάλεια των συναλλαγών και η αξιοπιστία των εγγράφων που διακινούνται τόσο μεταξύ πολιτών, όσο και μεταξύ πολιτών και Δημοσίου.
H υπηρεσία του ιδιωτικού συμφωνητικού ξεκινά υποστηρίζοντας μέχρι δύο συνυπογράφοντες. Μέσα στις αμέσως επόμενες ημέρες, πρόκειται να προστεθεί και η δυνατότητα για παραπάνω πρόσωπα, καθώς και η δυνατότητα το κείμενο της ψηφιακής βεβαίωσης να εμφανίζεται και στα αγγλικά.
Υπενθυμίζεται ότι η εξουσιοδότηση και η υπεύθυνη δήλωση αποτέλεσαν τις πρώτες υπηρεσίες που σχεδιάστηκαν στο νέο περιβάλλον του gov.gr και τέθηκαν σε λειτουργία τον Μάρτιο του 2020. Έκτοτε, περισσότερες από 6 εκατομμύρια εξουσιοδοτήσεις και υπεύθυνες δηλώσεις έχουν συνταχθεί ηλεκτρονικά, εξοικονομώντας ισάριθμες επισκέψεις σε ΚΕΠ ή Αστυνομικά Τμήματα.
Σύμφωνα με τη σχετική Εγκύκλιο (αριθ.41115 ΕΞ 2021 -19-11-2021) που δημοσιεύθηκε στη "Διαύγεια" (Α.Δ.Α.6Ν3546ΜΤΛΠ-Δ0Υ) :
Ι. Διαδικασία έκδοσης εγγράφου (εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου") και χαρακτηριστικά των ιδιωτικών εγγράφων.
Το φυσικό πρόσωπο εισέρχεται στην εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου" και μεταφορτώνει το έγγραφο σε μορφή .pdf. Κατόπιν, το έγγραφο αποκτά τα χαρακτηριστικά της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.
Συγκεκριμένα, στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και στο τέλος του εγγράφου αποτυπώνεται η προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του εκδότη, τίθεται από την εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου" η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από το φυσικό πρόσωπο που χρησιμοποίησε την εφαρμογή κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς του (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο ΑΦΜ του εκδότη.
ΙΙ. Διαδικασία έκδοσης ιδιωτικών εγγράφων από περισσότερα φυσικά πρόσωπα (εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού").
Εάν το έγγραφο εκδίδεται από περισσότερα φυσικά πρόσωπα, ο πρώτος - κατά χρονική σειρά - εκδότης, εισέρχεται στην εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού", μεταφορτώνει το έγγραφο σε μορφή .pdf και εισάγει σε ειδικό πεδίο της εφαρμογής τον Α.Φ.Μ., το όνομα και το επώνυμο των άλλων εκδοτών, ώστε οι τελευταίοι να εισέλθουν στην εφαρμογή για την έκδοση του ιδιωτικού εγγράφου.
Οι τελευταίοι εισέρχονται στην εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού", επιλέγουν το υπό έκδοση ιδιωτικό έγγραφο και επιβεβαιώνουν, μέσω ειδικής επιλογής που υπάρχει, την έκδοσή του και από τους ίδιους.
Στο τέλος του εγγράφου και κάτω από το όνομα του κάθε εκδότη, τίθεται από την εφαρμογή "Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού" η ψηφιακή βεβαίωση της σύνταξης του εγγράφου από τα φυσικά πρόσωπα που χρησιμοποίησαν την εφαρμογή, κατόπιν ηλεκτρονικής επαλήθευσης της ταυτότητάς τους (αυθεντικοποίηση). Στην ψηφιακή βεβαίωση περιλαμβάνονται το ονοματεπώνυμο, το πατρώνυμο και ο Α.Φ.Μ κάθε εκδότη.
Κατόπιν, το έγγραφο αποκτά τα χαρακτηριστικά της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Συγκεκριμένα, στο κάτω μέρος κάθε σελίδας του εγγράφου αποτυπώνεται ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR. Στο τέλος του εγγράφου και μετά την αυθεντικοποίηση και την έκδοση του εγγράφου από τον τελευταίο κατά χρονική σειρά εκδότη. αποτυπώνεται η προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης
ΙΙΙ. Διακίνηση και ισχύς των ιδιωτικών εγγράφων
Τα ιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω των εφαρμογών «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου» και «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) διακινούνται:
ως ηλεκτρονικά έγγραφα με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) ή
ως έντυπα έγγραφα, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.
Για τη διακίνησή τους είναι δυνατή και η χρήση των θυρίδων της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΕΨΠ), εφόσον αυτές είναι διαθέσιμες.
Τα ανωτέρω έγγραφα έχουν την ίδια ισχύ με έγγραφα που φέρουν βεβαίωση γνήσιου υπογραφής του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 (Α' 45), επέχουν θέση έγγραφου τύπου, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 160 του Αστικού Κώδικα και γίνονται υποχρεωτικώς αποδεκτά από τους φορείς του δημόσιου τομέα της παρ. 57 του άρθρου 2 του ν. 4727/2020 (Α' 184) και τους φορείς του ιδιωτικού τομέα (φορείς-λήπτες) ως τέτοια.
Οι φορείς-λήπτες μπορούν να επαληθεύσουν το περιεχόμενο των εγγράφων που λαμβάνουν μέσω της εφαρμογής επαλήθευσης εγγράφων της Ενιαίας Ψηφιακής
Πύλης (ΕΨΠ), διαθέσιμης στο σύνδεσμο: https://docs.gov.gr/validate , σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Ειδικά όταν τα ανωτέρω έγγραφα διακινούνται ως έντυπα έγγραφα, η επαλήθευση του περιεχομένου τους, σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο, είναι υποχρεωτική για τον φορέα-λήπτη τους.
Με τη θέση της προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία εμπεριέχεται εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, τα ανωτέρω έγγραφα αποκτούν βέβαιη χρονολογία. Η ημερομηνία έκδοσης των εγγράφων αποτυπώνεται στην εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
